閱讀筆記

《簡潔的威力》:很抱歉,沒人有時間給你浪費。

《簡潔的威力》:很抱歉,沒人有時間給你浪費。

在下標題時,我想到一個故事,說一位學生採訪教授,在最後的時候學生客套地說:「抱歉占用老師這麼多時間。」教授則回覆:「占用我的時間沒關係,但占用別人的時間可就不好了。」

所以在這種資訊爆炸的時代,每個人要接受的資訊已經夠多了,如果又不去簡潔,恐怕容易為人所忽略。或者從另一方面想,多數人會把能快速理解的資訊優先處理(感覺有點像時間管理的 2 分鐘法則,能在 2 分鐘內處理完的就先處理)。這就是為何要簡潔,以及簡潔的力量:讓人聽你說話

那麼要如何達到簡潔呢?書中提到四個技術,分別是做圖、陳述、對話、呈現。在本摘引中只記錄做圖與對話,陳述部分簡略說明是運用故事的力量,呈現部分則是運用視覺的力量

首先做圖,作者提出 BRIEF 圖,訂好標題後分別以

  1. Background/Beginning 背景內容或起源
    上次的會議提到某項計畫,在這時協助與會者回憶或了解背景。
  2. Reason/Relevance 理由或關聯
    由於這個計畫需要預算,需要在這次會議中審查。
  3. Information of Inclusion 關鍵資訊
    預算表等。
  4. Ending/Conclusion 結論
    接下來會採取的行為。
  5. Follow-up 延伸問題

來對規劃報告過程。

對話技術上,作者提出 TALC 法,首先要讓對方說話(Talk),不要在意花了多少時間,但必要讓對方暢所欲言。在過程中則積極聆聽(Active Listening),從對方的話語中找出感興趣的部分或開放式問題。最後務必記得是在對話(Converse),不可隨意打斷或開啟新對話。

總而言之,透過 BRIEF 建構一個合適的報告,並運用 TALC 把單方面的報告轉變成雙向的溝通。最後,為何要簡潔?實際上無非就是將溝通的過程從輸出導向轉換為觀眾導向,明白觀眾關心的真正事物,而非意圖將所有內容輸出。

對我而言,我經常會覺得別人說話很冗長,不過是要個 API 規格就可以把整套規劃說完,所以我經常聽對方講話聽到神遊。因此簡潔的重要是我有感受的。在未來,願我利用上面的各項技術來保持簡潔。

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